すぐに作業を始めたい。しかし、机のまわりが煩雑となっていてすぐにできるような状態ではない。
これでは、作業の進行が遅れるのではないか。もっと早くできるような配置改善だとかはないのだろうか。
現在の情況から改善してすぐに作業に取り掛かれるようにするにはこの方法が良いのでは？
現状をどう捉えるか
「必要」と「不必要」を分ける
「やりっぱなし」ということを続けた結果・・・・・この散らかりの原因です。
例えば、書類のとりあつかい方です。すぐに使うからという理由でそのまま近くに放置しておく。そうすることにより、置いてるものの上に乗せたりするので、段々と書類が溢れてきてしまします。
そうなると、どの書類が必要なのか、どの書類は要らないのか、。これの判断が付けられなくなります。
「必要」なものを、年月日順、あいうえお順、大きさの順、高さの順、長さの順、他などの基準で整理します。これは、必要な書類を探しやすいように並べ替えておくのが目的です。すぐに探し当てられれば良い方法を使います。
置き場所はいつでも取り出せる引き出しのような所が良いでしょう。
次に「不必要」なものを「保管」「廃棄」に区分けします。 「保管」に区分けしたものは整理して保管場所に保管します。
「廃棄」に区分けしたものは、予め決めておいた「破棄」場所に移動させます。
不燃ごみの日、リサイクルの日とかありますのでゴミの種類により引取日が違いますので日程を間違えないように注意しながら破棄しましょう。
「引き出し」の使い方
「引き出し」の使い方は、すぐに使えるような状態にできてるかということがポイントです。
現在使っている引き出しの中身はどうなっているでしょう。すぐに取り出して使える状態ではありませんね。つまり、「引き出し」を格納場所として使うことにより、こうなってしまうのかもしれません。
なので「引き出し」はすぐに使いたいものだけを置くようにします。そうすることで、机の上にあったすぐに使うものを机の上から「引き出し」に移動させることができます。それによって机上の空間を使えることができるようになります。
「引き出し」の中も使うものだけを順番に並び替えておくとさらに作業効率が上がります。
どのような机上にするか
現状が把握できますと次はどのような状態にしたらいいのかということがポイントになります。
作業しない時は何もない綺麗な机になる。
作業しない机というのは何もない状態が理想です。これはひとつの作業が終わった時点で片付けてしまうことにより実現できます。
作業終わる毎に片付けてしまうということ。これはひとつのけじめとして考えます。作業終了したら一旦それで終わります。気持ちの切り替えが頭の切り替えにつながりますので、次の作業にスムーズに取り掛かれるようになります。
作業に必要な情報や書類を作業順に並べておきます
作業の順序を予め決めておきます。それに従って作業を進めていくようにします。
縦置きで、上から下への作業順にするか、横置きで、左から右への作業順にするかなど、作業が完了するごとに順番に取り出していけるようにしておくと分かり良いです。
作業に必要な書類があるのならばこれが出来るのですが項目だけのことになるとこれが同時に出来にくいので何か工夫が必要です。
この作業の並べ方だけに時間を費やすことのないように気を付けながら効率よくできる手順を工夫していきます。
例えば、ポストイットで書き出す方法。パソコンの画面上で並び替えたものを印刷してチェックして行く方法。自分なりの分かりやすいものがあればそれでもいいと思います。
次の作業が見える場所に用意されている
作業によっては すぐに終わるものもありますし 1日、2日で終わるようなものもあります。
次の作業が目に見える場所にある。これが今の作業を早く行ってしまわなければならないある種のプレッシャーがかかります。これを利用してみることです。次の作業を考えることで今の作業の効率を上げることのヒントがあるかもしれません。
どんどん作業をこなしていきましょう。
どうやって継続させるか
作業完了時にリセットを入れる
作業が完了した時点で 整理整頓をするということです。整理整頓をする事で一端気分を切り替（リセット）えをする。するということになりますので、これをやりましょう。
リセットする時に作業で生じた問題点などを記録しておくと良いでしょう。
スケジュールとの突き合わせ
作業が完成した時に予定していたスケジュールとの差、早いのか遅いか確認する。
現在の作業進行とスケジュールの日程調整を行う。
途中でやり方を変えた方がいいというのが出てくると思います
途中で改善点が見つかったらすぐに改善をする場合において、改善前と改善あとの内容を説明できるような資料を作ってから改善をしましょう。改善がどのようになされたのかなぜなされたのか改善をする必要があったのかなど後で振り返る時に必要な情報になります。
記憶の中でできたとしても、証拠となるものが見せれないと信憑性に欠ける情報になります。
人に状況を見せる時にはそういうことが大事になってきます。
明日やるべきことリストを作成
- 今日予定していた作業が完了した事のチェックリストにこれにチェックを入れる
- 昨日書いた今日やるべき仕事の内容を消し込みをします。
- できなかった 作業内容についてはできない理由をきちんと把握できるようにしておきます
まとめ
いかがでしたか
自分の作業を上手くやれるようにするのは非常に大切なことです。
自分の机上をきれいにする整理整頓をするというだけで作業効率アップが見込めると思います。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
